Neben den allgemeinen Grundsätzen der Partizipation sind bei digitalen Beteiligungsverfahren verschiedener Faktoren zu beachten:
- Formate und Tools sorgfältig auswählen: Analoge Formate lassen sich nicht ohne Anpassungen in virtuelle Formate übertragen. Virtuelle Formate müssen sorgfältig durchdacht und geeignete Tools für die Umsetzung gewählt werden. Dabei gilt es, die Ziele, die erreicht werden sollen, sowie die ungefähre Anzahl, die Bedürfnisse und die technische Affinität der Teilnehmenden im Blick zu haben. Geht es zum Beispiel um eine reine Information der Teilnehmenden, soll Feedback abgeholt oder in einem interaktiven Workshop gemeinsam etwas erarbeitet werden? In letzterem Fall kann der Einsatz eines Online-Whiteboards sinnvoll sein. Online-Whiteboards wie Miro, Padlet oder Mural erleichtern das Zusammenarbeiten im virtuellen Raum.
Die Organisatoren können zum Beispiel Prozessabläufe, Fragestellungen oder Diskussionsergebnisse auf dem Whiteboard festhalten und die Teilnehmenden können wie bei einem physischen Workshop ihre Gedanken dazu auf Post-its notieren. Wichtig ist, vorgängig jeweils zu klären, ob sämtliche Beteiligten Zugang zum gewählten Tool haben. Massgebend für die Wahl sind letztlich die gewünschten Nutzungsmöglichkeiten. Von diesen hängt auch ab, ob allenfalls die Gratisversion einer Software ausreicht, oder eine Bezahlversion notwendig ist. Es lohnt sich, die verschiedenen Tools in der Gratisversion auszuprobieren und Online-Tutorials zu konsultieren. - Datenschutz berücksichtigen: Die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der ausgewählten digitalen Lösung müssen vorab geprüft werden. Falls eine virtuell durchgeführte Veranstaltung beziehungsweise Sitzung aufgezeichnet wird, muss das Einverständnis der Teilnehmenden eingeholt werden.
- Online-Format proaktiv kommunizieren und Zielgruppen über spezifische Kanäle ansprechen: Um Teilnehmende zu gewinnen, braucht es Werbung für das Online-Format. Möchte man bestimmte Zielgruppen erreichen, spricht man diese am besten über ihre spezifischen Kommunikationskanäle an oder über Personen und Organisationen, die als Multiplikator wirken können (z.B. via Instagram bei Jugendlichen oder über Branchenorganisationen und entsprechende LinkedIn-Gruppen bei bestimmten Berufsgruppen usw.). Auch über klassische Mund-zu-Mund-Propaganda kann das Format beworben werden. Soll eine möglichst breite Teilnehmerschaft gewonnen werden, so macht es Sinn über verschiedene Kanäle zu kommunizieren (Website, Mailversand, Social-Media, Flyer, Plakate, Infoblatt einer Gemeinde usw.). Die Kanäle können häufig auch für die Kommunikation der Ergebnisse genutzt werden. Die Bewirtschaftung der Kanäle erfordert Ressourcen, die entsprechend einzuplanen sind. Es lohnt sich, die verschiedenen Tools in der Gratisversion auszuprobieren und Online-Tutorials zu konsultieren.
Weitere Tipps und Hilfsmittel zur Planung und Umsetzung der Kommunikation finden Sie im «Praxisblatt Kommunikation» und im Themendossier «Kommunikation».
Tipps für Online-Workshop
- Genügend Vor- und Nachbereitungszeit einberechnen: Eine sorgfältige Vorbereitung des Workshops ist wichtig. Neben der methodischen Konzipierung braucht auch die technische Vorbereitung (z.B. Aufsetzen von Online-Whiteboards zur virtuellen Zusammenarbeit) Zeit zu reservieren. Die Verwendung von Online-Whiteboards aber auch Video-Mitschnitte können die Ergebnissicherung deutlich erleichtern. Die Ergebnisse können so direkt digital gespeichert werden, nachträgliches Transkribieren oder Fotografieren von Flipcharts oder Pinnwänden entfällt. Genau wie bei physisch durchgeführten Workshops ist jedoch auch bei virtuellen Formaten ausreichend Zeit für die anschliessende Synthesearbeit und die Kommunikation der Resultate einzuplanen.
- Moderation gut vorbereiten: Eine gute Moderation entscheidet auch bei einer Online-Durchführung über den Erfolg eines Workshops mit. Klare und einfache Aufgaben- und Fragestellungen sind bei der Zusammenarbeit im virtuellen Raum besonders wichtig. Bei der Verwendung von Online-Whiteboards ist es wichtig, dass die Teilnehmenden auch visuell gut durch die Aufgaben geführt werden (z.B. mit Pfeilen). Digitale Formate bergen zudem spezifische Herausforderungen, denen sich die Moderatorinnen und Moderatoren bewusst sein sollten. So ist zum Beispiel das Zwischenmenschliche weniger leicht fassbar, Vielredner sind schwieriger zu unterbrechen und die Gefahr, dass zurückhaltende Personen im virtuellen Raum vollkommen «untergehen», ist grösser.
- Aufwand für die Visualisierung nicht unterschätzen: Mithilfe von digitalen Whiteboards lassen sich auch bei Videomeetings die Diskussionsergebnisse für alle Teilnehmenden gut sichtbar und in Echtzeit visualisieren (z.B. mit Post-it). Für Ungeübte gestaltet sich das Visualisieren jedoch meist anspruchsvoller als bei physischen Sitzungen, insbesondere wenn beispielsweise Skizzen oder Mindmaps erstellt werden sollen. Es lohnt sich deshalb, die Nutzung der digitalen «Flipchart-Alternative» vorab gut einzuüben. Idealerweise wird die Moderation auf mindestens zwei Personen aufgeteilt, sodass sich eine Person voll auf die Moderation und die andere Person auf das Visualisieren der Diskussion konzentrieren kann.
- Klare Konversations- und Spielregeln aufstellen: Einfache, zu Beginn eines Workshops klar kommunizierte Regeln erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit. Bewährt haben sich unter anderem: Mikrofon ausschalten, wenn man selbst nicht spricht; sich kurzhalten; nicht durcheinander sprechen; je nach Gruppengrösse Zeichen geben, wenn man etwas sagen möchte; Nutzung der Chatfunktion erläutern (wer?, wofür?). Bei gemischtsprachlichen Gruppen nicht vergessen die Sprachregelung zu erläutern (z.B. jede und jeder spricht in seiner Muttersprache) und daran erinnern, deutlich und nicht zu schnell zu sprechen.
- Auf «Feinstoffliches» und Gruppendynamik achten: Das Zwischenmenschliche ist schwieriger handhabbar im virtuellen Raum (fehlendes «Spüren»), insbesondere, wenn sich die Teilnehmenden nicht kennen. Es gilt deshalb gut zu überlegen, wie trotzdem ein Gemeinschaftsgefühl erreicht werden kann – z.B. Kaffeepausen in kleineren Gruppen (via Breakout-Rooms). Wenn sich die Teilnehmenden nicht kennen, sind Vorstellungsrunden oder gezielte Warm-ups zu Beginn des Workshops zentral.
- Technische Affinität der Teilnehmenden mitbedenken: Virtuelle Formate bedingen eine gewisse Offenheit und technische Affinität der Teilnehmenden. Bei der Auswahl und bei der Vorbereitung ist dies zu berücksichtigen. Idealerweise sind die Teilnehmenden mit der verwendeten Technik vertraut. Ist dies nicht der Fall, ist eine gute technische Einführung der Teilnehmenden entscheidend. Wird zum Beispiel mit einem Online-Whiteboard gearbeitet und ist nicht klar, ob die Teilnehmenden schon einmal mit einem solchen gearbeitet haben, lohnt es sich vor dem eigentlichen Start des Workshops eine kurze Einführung (idealerweise in kleinen Gruppen) zu machen (Wie komme ich auf das Board? Wie schreibe ich dort ein Post-it? Wie mache ich eine Aktion rückgängig usw.). Ist absehbar, dass die Teilnehmenden technisch nicht affin sind, sollte die Methodik entsprechend angepasst werden und/oder während dem Workshop Unterstützung geboten werden, etwa indem die für die Moderation zuständigen Personen auch die Visualisierung auf dem Whiteboard übernehmen. Sind die Teilnehmenden technisch affin, reicht eine Einführung in die Nutzung des verwendeten Tools zu Beginn des Workshops in der Regel aus.
- Auf technische Probleme vorbereitet sein: Technische Pannen beim Moderationsteam und/oder den Teilnehmenden können zusätzlichen Stress erzeugen. Neben einer guten Vorbereitung (technischer Check und Einführung der Teilnehmenden) ist es hilfreich, eine Ansprechperson für technische Probleme festzulegen, an die sich Teilnehmende im Bedarfsfall wenden können. Ein bewährter Trick bei schlechter Internet-Verbindung ist, die Videokameras auszuschalten.
- Einstieg bewusst gestalten: Virtuelle Workshops bieten den Teilnehmenden den Vorteil, dass sie die Anreisezeit sparen. Darunter kann jedoch die mentale Vorbereitung leiden. Um rasch im Thema zu sein eignen sich spielerische Warm up Übungen. Diese sollten spezifisch für den jeweiligen Workshops abgestimmt sein.
- In der Kürze und Abwechslung liegt die Würze: Bei längeren Sessions immer vor dem Computer zu sitzen, ist ermüdend und für viele ungewohnt. Wir empfehlen kürzere Sessions (2 Std.) oder sonst Pausen einzuplanen, in denen die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich (idealerweise an der frischen Luft) zu bewegen. Ebenfalls lohnt es sich, interaktive Elemente (Diskussionsrunden, Abstimmungen usw.) einzubauen, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten.
- Arbeitsplatz für Teilnahme an Online-Workshops ausrüsten und einrichten: Ein kleiner Laptop-Bildschirm mag für kurze Video-Meetings ausreichend sein. Für längere Formate und Online-Workshops lohnt es sich, den Arbeitsplatz mit mindestens zwei (grossen) Bildschirmen auszurüsten. So kann zum Beispiel auf einen Bildschirm die Video-Konferenz verfolgt und auf einem anderen ein digitales Whiteboard oder ein Dokument eingesehen werden, das gerade bearbeitet wird. Ein Stehpult kann willkommene Positionswechsel bieten. Die verwendeten Kopfhörer und das genutzte Mikrofon entscheiden zudem mit, wieviel Bewegungsspielraum man während des Workshops hat.
