Outre les principes généraux qui prévalent en matière de participation, il convient de tenir compte de différents facteurs lorsqu’on opte pour un format participatif numérique:
- Bien choisir les formats et les outils: Les formats analogiques ne peuvent pas être transférés aux formats virtuels sans certaines adaptations. Les formats virtuels doivent donc être soigneusement étudiés et on sélectionnera des outils appropriés pour leur mise en œuvre. Il convient de bien garder à l'esprit les objectifs à atteindre ainsi que le nombre approximatif de participants, leurs besoins et leur affinité technique. S’agit-il par exemple uniquement d'informer les participants, de recueillir leurs feedbacks ou de développer quelque chose ensemble dans le cadre d'un atelier interactif? Dans ce dernier cas, l'utilisation d'un tableau blanc en ligne peut être judicieux. Les tableaux blancs en ligne tels que Miro, Padlet ou Mural facilitent en effet la collaboration dans l'espace virtuel:
Les organisateurs peuvent par exemple y enregistrer les flux de processus, les questions ou les résultats des discussions et les participants peuvent écrire leurs réflexions sur des post-it, tout comme ils le feraient dans un atelier en présentiel. Il est important de clarifier en amont si tous les participants ont accès à l'outil choisi. Ce sont en fin de compte les possibilités d'utilisation souhaitées qui doivent déterminer votre choix. En fonction de ces dernières, on examinera la possibilité d’utiliser la version gratuite d'un logiciel ou, si cette dernière n’est pas suffisante, on optera pour une version payante. Il vaut la peine d'essayer les différents outils de la version gratuite et de consulter les tutoriels en ligne. - Tenir compte de la protection des données: Les conditions d’utilisation et les dispositions relatives à la protection des données de la solution numérique retenue doivent être examinées en amont. Dans le cas où une manifestation ou une séance organisée en mode virtuel doit être enregistrée, alors il convient de demander l’accord des participants.
- En ligne, communiquer de manière proactive et s’adresser aux groupes cibles via des canaux spécifiques: La publicité est indispensable si l’on veut convaincre des personnes à participer à un format en ligne. Si l’on souhaite toucher des groupes cibles déterminés, on s’adressera à eux via des canaux de communication qui leur sont familiers ou par le biais de personnes ou d’organisations qui peuvent jouer le rôle de multiplicateur (p. ex. via Instagram pour les jeunes ou par le biais d’organisations sectorielles et des groupes LinkedIn spécifiques à certains groupes professionnels, etc.). Le classique bouche à oreille fonctionne également très bien pour faire accepter le format choisi. S’il s’agit de convaincre un grand nombre de participants, alors il sera judicieux de communiquer via différents canaux (site web, envoi d’e-mails, médias sociaux, prospectus, affiches, feuille d’information d’une commune, etc.). Les canaux peuvent également souvent être utilisés pour la communication des résultats. Il ne faut pas oublier enfin que la gestion des canaux exige des ressources, lesquelles doivent donc être prévues en conséquence.
Vous trouverez d’autres aides et conseils pour la planification et la mise en œuvre de la communication dans la «fiche pratique Communication» ainsi que dans le dossier thématique «Communication».
Conseils pour des ateliers en ligne
- Prévoir suffisamment de temps pour la préparation et le suivi: Une préparation soignée de l’atelier est essentielle. Outre l’aspect méthodologique, il faut également consacrer un peu de temps pour la préparation technique (p. ex. mise en place du tableau blanc en ligne destiné à la collaboration virtuelle). L’utilisation de tableau blanc en ligne ainsi que d’enregistrements vidéo peuvent faciliter grandement la sauvegarde des résultats. Ces derniers peuvent en effet être enregistrés directement, être ensuite retranscrits ou photographiés à partir du flipchart ou du panneau d’affichage. Tout comme pour les ateliers en présentiel, il faut cependant également prévoir suffisamment de temps pour les travaux de synthèse ultérieurs et la communication des résultats sous forme virtuelle.
- Bien préparer l’animation: Une bonne animation est également essentielle pour la réussite d'un atelier en ligne. Des tâches et des questions claires et simples sont particulièrement importantes pour une bonne collaboration dans un espace virtuel. Si l’on utilise des tableaux blancs en ligne, il est important de bien expliquer aux participants comment procéder pour accomplir correctement les tâches (par exemple avec des flèches). Les formats numériques posent également des défis spécifiques dont les animateurs doivent être conscients. Par exemple, l'aspect interpersonnel est moins facile à capter, celles et ceux qui interviennent fréquemment sont plus difficiles à interrompre et le risque que les personnes plutôt réservées soient complètement «perdues» dans l'espace virtuel est plus élevé.
- Ne pas sous-estimer le temps et l’énergie nécessaires pour la visualisation: Les tableaux blancs numériques permettent également de visualiser en temps réel les résultats des discussions, lesquelles peuvent être suivies pour tous les participants aux vidéoconférences (par exemple avec des post-it). Les personnes qui ne connaissent pas encore la technique auront en revanche plus de peine à visualiser, surtout s’il s'agit de créer des esquisses ou des cartes mentales, par exemple. Il est donc recommandé de s’exercer à l’avance à utiliser l’«alternative flipchart». L’animation devrait idéalement être assumée par au moins deux personnes afin que l’une d’entre elles puisse se concentrer pleinement sur l’animation elle-même et l'autre sur la transcription visuelle de la discussion.
- Définir des règles de jeu et de conversation claires et précises: Des règles simples données au début d’un atelier facilitent la collaboration virtuelle. Les points suivants ont notamment fait leurs preuves: éteindre le micro lorsqu’on ne parle pas; être bref; ne pas parler tous en même temps; selon la taille du groupe, faire un signe lorsqu’on veut dire quelque chose; expliquer comment utiliser la fonction chat (qui? pour quoi faire?). Dans les groupes où l’on parle plusieurs langues, ne pas oublier d'expliquer les règles linguistiques (par exemple, chacun parle dans sa langue maternelle) et parler distinctement et pas trop vite.
- Faire attention aux subtilités et à la dynamique de groupe: L'aspect interpersonnel est plus difficile à gérer dans un espace virtuel (absence de «feeling»), surtout si les participants ne se connaissent pas. Il est donc important de réfléchir à la manière dont le sentiment d'appartenance à une communauté peut encore être encouragé, par exemple en organisant des pauses café en petits groupes (dans des espaces ad hoc). Si les participants ne se connaissent pas, il est vivement recommandé de procéder à des tours de présentation ou des échauffements ciblés au début de l'atelier.
- Prendre en compte les affinités techniques des participants: Les formats virtuels exigent une certaine ouverture et une affinité technique de la part des participants. Il convient d'en tenir compte lorsqu’il s’agit de choisir et de préparer les outils. Idéalement, les participants connaissent les instruments utilisés. Si tel n'est pas le cas, il est essentiel de leur donner une bonne introduction technique. Si l’on utilise, par exemple, un tableau blanc en ligne et que l’on ne sait pas si les participants ont déjà travaillé avec un tel outil, il convient de leur en expliquer brièvement le fonctionnement (idéalement en petits groupes) avant de commencer l'atelier (comment puis-je accéder au tableau? Comment y écrire un post-it? Comment annuler une action? etc.) Si l’on sait a priori que les participants ne sont pas au point sur le plan technique, soit on adaptera la méthodologie en conséquence, soit on proposera un soutien pendant l'atelier, par exemple en faisant en sorte que les personnes responsables de l’animation prennent également en charge la visualisation sur le tableau blanc. Si les participants sont au point au niveau de la technologie, il suffit de leur proposer une introduction à l'utilisation de l'outil au début de l'atelier.
- Se préparer à faire face à d’éventuels problèmes techniques: Les pannes techniques auxquelles peuvent être confrontés l'équipe d'animation et/ou les participants sont parfois cause de stress supplémentaire. Outre une bonne préparation (vérification technique et explication aux participants), il est utile de désigner une personne de référence en cas de problèmes techniques, personne à laquelle les participants peuvent s'adresser en cas de besoin. En cas de mauvaise connexion Internet, le fait d’éteindre les caméras vidéo peut s’avérer une bonne solution.
- Concevoir consciemment l'entrée: Les ateliers virtuels représentent pour les participants un avantage indéniable, à savoir ne pas avoir à se déplacer. Cela étant, la préparation mentale peut en souffrir. Ainsi, si l’on veut entrer rapidement dans le vif du sujet, il est conseillé de proposer des exercices d’échauffement sous une forme ludique. Ces exercices devraient être spécifiquement adaptés à chaque atelier.
- Savoir être bref et diversifier: Rester assis devant son ordinateur pendant de longues séances est fatigant et inhabituel pour beaucoup. Nous recommandons donc des séances de plus courte durée (2 heures) ou de prévoir des pauses durant lesquelles les participants pourront bouger (idéalement à l’air libre). Il peut également être judicieux d’intégrer des éléments interactifs (tables rondes, votations, etc.) afin de maintenir l’attention des participants à un bon niveau.
- Préparer et équiper le poste de travail pour la participation d’un atelier en ligne: Un petit écran d'ordinateur portable peut être suffisant pour les séances vidéo de courte durée. Pour les formats plus longs et les ateliers en ligne, il est conseillé d'équiper le lieu de travail d'au moins deux (grands) écrans. Un de ces écrans pourra par exemple être utilisé pour suivre la vidéoconférence et l’autre pour visualiser un tableau blanc numérique ou un document en cours de préparation. Un bureau assis/debout facilitera des changements de position bienvenus. Les écouteurs et le microphone utilisés permettent également de définir l'espace disponible pour se déplacer pendant l'atelier.
