Oltre ai principi generali della partecipazione, nelle procedure digitale devono essere presi in considerazione vari fattori:
- Scegliere con cura i formati e i tool: i formati analogici non possono essere convertiti in formati virtuali senza adeguamenti. I formati virtuali richiedono una riflessione approfondita e per la loro implementazione vanno utilizzati tool adeguati. Tra gli aspetti importanti da considerare vi sono gli obiettivi da raggiungere, il numero approssimativo di partecipanti, le loro esigenze e la loro familiarità con le nuove tecnologie. Occorre ad esempio chiedersi se l’obiettivo è quello di informare i partecipanti, di ottenere un feedback oppure di elaborare in modalità collaborativa un tema nell’ambito di un workshop interattivo. In quest’ultimo caso può essere utile utilizzare una lavagna bianca digitale. Applicazioni come Miro, Padlet o Mural facilitano la collaborazione nell’ambiente virtuale.
Gli organizzatori possono, ad esempio, annotare alla lavagna i flussi di processo, le domande o i risultati della discussione e i partecipanti possono scrivere le loro riflessioni o risposte su post-it, proprio come in un workshop in presenza. È importante verificare in via preliminare se tutti i partecipanti hanno accesso al tool selezionato. Il fattore decisivo per la scelta è dato dall’uso che si prevede di farne, che a sua volta determina se la versione gratuita di un’app o di un software è sufficiente o se invece è necessario acquistare la versione a pagamento. Si consiglia di testare i tool scaricando la versione di prova gratuita e consultando i tutorial online. - Considerare la protezione dei dati: è bene verificare anticipatamente le condizioni d’uso e le disposizioni sulla protezione dei dati della soluzione digitale scelta. Se un evento o una riunione virtuale viene filmato, bisogna ottenere il consenso dei partecipanti.
- Promuovere attivamente il formato online e contattare i gruppi target attraverso canali specifici: per ottenere l’adesione di potenziali partecipanti occorre promuovere attivamente il formato online. Per raggiungere gruppi target specifici è consigliabile utilizzare i loro canali di comunicazione oppure far leva su persone e organizzazioni che possono fungere da moltiplicatori (ad es. Instagram per i giovani o associazioni di categoria e gruppi LinkedIn per determinati gruppi professionali ecc.). È anche possibile promuovere il formato online con il classico passaparola. Se invece l’obiettivo è di attirare il maggior numero possibile di partecipanti, è opportuno utilizzare diversi canali (sito Internet, invio di mail, social media, flyer, manifesti, informativa del Comune ecc.). Spesso questi canali possono essere utilizzati anche per comunicare i risultati. La loro gestione richiede risorse che devono essere debitamente pianificate.
La scheda pratica «Comunicazione nello sviluppo regionale» e il dossier tematico «Comunicazione» forniscono suggerimenti e consigliano supporti e strumenti per la pianificazione e l’attuazione delle attività di comunicazione.
Suggerimenti per i workshop online
- Prevedere tempo sufficiente per la preparazione e il follow-up: è importante preparare il workshop in modo accurato. Ciò significa prevedere il tempo necessario per l’impostazione metodologica, ma anche per la preparazione tecnica (ad es. lavagne bianche digitali per la collaborazione virtuale). L’utilizzo di lavagne bianche digitali e di registrazioni video può facilitare notevolmente la documentazione dei risultati, che possono essere salvati direttamente in forma digitale, senza che sia necessario trascrivere o fotografare la lavagna a fogli mobili o la bacheca. Come nel caso dei workshop in presenza, anche per quelli virtuali è necessario pianificare un tempo sufficiente per il lavoro di sintesi e la comunicazione dei risultati.
- Preparare bene la moderazione: anche una buona moderazione è un fattore determinante per il successo di un workshop online. Quando si collabora in uno spazio virtuale è particolarmente importante formulare in modo semplice e chiaro i compiti e le domande. Se si utilizzano le lavagne bianche digitali, è opportuno che i partecipanti siano guidati nell’esecuzione dei compiti per mezzo di elementi visivi o grafici (ad es. con frecce). I formati digitali pongono sfide specifiche di cui i moderatori devono essere consapevoli: ad esempio, la dimensione interpersonale è meno identificabile e percettibile, è più difficile interrompere chi parla troppo e c’è un rischio maggiore che le persone timide «scompaiano» del tutto.
- Non sottovalutare il tempo e lo sforzo necessari per la visualizzazione: grazie alle lavagne bianche digitali, i risultati della discussione possono essere visualizzati in modo chiaro e in tempo reale per tutti i partecipanti (ad es. con post-it). Per i meno esperti, tuttavia, questa modalità di visualizzazione è più impegnativa delle riunioni in presenza soprattutto se si devono ad esempio creare schizzi o mappe mentali. In alternativa a una lavagna a fogli tradizionale, è quindi opportuno che i moderatori sappiano usare una lavagna bianca digitale. Nel caso ideale, la moderazione dovrebbe essere condivisa da almeno due persone, in modo che una persona possa concentrarsi sulla moderazione e l’altra sulla visualizzazione della discussione.
- Stabilire regole chiare: regole semplici e chiare all’inizio del workshop facilitano la collaborazione virtuale. Le regole più comuni e diffuse sono, ad esempio, spegnere il microfono quando non si parla, non dilungarsi, non parlate tutti insieme, per i gruppi più grandi convenire un segnale quando si vuole intervenire, spiegare come usare la funzione chat (chi?, per cosa?). Se vi sono più lingue di lavoro, non dimenticare di spiegare le regole da applicare (ad es. ognuno si esprime nella propria lingua) e ricordare ai partecipanti di parlare in modo chiaro e non troppo veloce.
- Prestare attenzione alla comunicazione non verbale e alla dinamica di gruppo: nell’ambiente virtuale la dimensione interpersonale è più difficile da cogliere e da gestire, soprattutto se i partecipanti non si conoscono. È quindi importante riflettere a come si possa sviluppare comunque un senso di appartenenza al gruppo, ad es. una pausa caffè in piccoli gruppi (breakout room). Se i partecipanti non si conoscono, è fondamentale prevedere un giro di presentazioni o sessioni di warm-up mirate.
- Considerare il livello di familiarità dei partecipanti con le nuove tecnologie: i formati virtuali richiedono una certa apertura e una certa familiarità con le nuove tecnologie. Quest’aspetto va considerato per la selezione dei tool e la preparazione del workshop. Nel caso ideale i partecipanti hanno dimestichezza con la tecnologia utilizzata; negli altri casi è fondamentale spiegare loro come funzionano l’app o il tool che verranno impiegati. Se, ad esempio, si utilizza una lavagna bianca digitale e non si sa se i partecipanti hanno già lavorato con questo tool, è bene prevedere una breve introduzione (se possibile in piccoli gruppi) prima dell’inizio effettivo del workshop (temi da trattare: come si accede alla lavagna? Come si scrive un post-it lì? Come si annulla un’operazione ecc.). Se è prevedibile che i partecipanti abbiano un basso livello di familiarità con la tecnica, occorre adeguare il metodo e/o occorre offrire ai partecipanti un supporto durante il workshop, ad esempio fare in modo che le persone responsabili della moderazione si occupino anche della visualizzazione sulla lavagna. Negli altri casi, è sufficiente un’introduzione all’uso del tool all’inizio del workshop.
- Essere pronti a risolvere problemi tecnici: i guasti e i problemi tecnici incontrati dal team di moderazione e/o dai partecipanti possono creare stress supplementare. Oltre a una buona preparazione (controllo tecnico e introduzione dei partecipanti), è utile definire una persona di contatto alla quale i partecipanti possono rivolgersi in caso di problemi tecnici. Se la connessione Internet è lenta o di scarsa qualità un buon trucco è spegnere la telecamera.
- Progettare consapevolmente l'entrata: i workshop virtuali permettono ai partecipanti di risparmiare il tempo di viaggio, con il rischio però che trascurino la preparazione «mentale». Per entrare rapidamente in tema può essere utile prevedere esercizi di warm-up che vanno adeguati a seconda del tipo di workshop da realizzare.
- Prevedere sessioni brevi e variate: stare seduti al computer per seguire lunghe sessioni è faticoso e molti partecipanti non sono abituati. È quindi consigliabile pianificare sessioni più brevi (2 ore) o comunque prevedere pause per dare ai partecipanti la possibilità di alzarsi e sgranchirsi le gambe (se possibile all’aria aperta). Per mantenere alta l’attenzione è anche utile includere elementi interattivi (discussioni, votazioni ecc.).
- Equipaggiare e predisporre la postazione di lavoro: se per brevi riunioni video lo schermo del laptop può essere sufficiente, per formati più lunghi e workshop online è utile dotare la postazione di lavoro di almeno due schermi (di grandi dimensioni). Questo permette, ad esempio, di seguire una videoconferenza su uno schermo e di visualizzare la lavagna digitale o il documento sul quale si sta lavorando sull’altro. Una possibilità per alternare la posizione di lavoro è di dotarsi di una scrivania ad altezza regolabile. Infine, la portata del raggio d’azione delle cuffie e del microfono può offrire più o meno libertà di movimento durante il workshop.
