Participation numérique dans le développement régional et urbain
Information und Einbezug von verschiedenen Stakeholdern sind wesentlich für eine erfolgreiche Stadt-, Gemeinde und Regionalentwicklung. Im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie hat dabei die Verwendung von digitalen Kanälen und Formaten an Bedeutung gewonnen. Insbesondere wenn es darum geht, (Strategie-)Entwicklungsprozesse zu lancieren und zu gestalten, aber auch in der Projektentwicklung und -umsetzung, eröffnen virtuelle Formate neue Wege und Möglichkeiten.
L’équipe regiosuisse a, ces derniers mois, acquis une solide expérience dans le domaine des ateliers en ligne et des formats participatifs conçus sur le monde virtuel ainsi qu’en matière d’échange avec d’autres actrices et acteurs du développement régional, urbain et communal. Elle a développé dans la foulée une vue d’ensemble de la thématique de la participation électronique ou «e-participation». Cette vue d’ensemble décrit les chances qu’offre ce type de formats participatifs ainsi que les limites de ces derniers; elle indique également ce dont il faut tenir compte lors de la planification et de la mise en œuvre.
Il existe des possibilités de participation dans l'espace virtuel aussi bien via des processus formalisés (par exemple, l'aménagement du territoire, la cyberadministration) que dans des processus non formalisés (par exemple, lorsqu’il s’agit d’élaborer des stratégies de développement régional ou des projets de développement communautaire). La présente vue d’ensemble porte spécifiquement sur les processus non formalisés.
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Applications possibles et chances
Quelles sont les applications possibles des formats de participation virtuelle?
Applications possibles
Les formats virtuels et les canaux numériques peuvent être utilisés à tous les niveaux de la participation (être informé, participer, co-décider, s’impliquer). Il existe d’innombrables applications et outils numériques pour leur mise en œuvre. Nous présentons ci-dessous les applications et outils que l’équipe regiosuisse a utilisés jusqu’ici (état: novembre 2020):
Pour ce qui est du niveau «être informé», les possibilités numériques sont relativement simples à mettre en place et sont d’ores et déjà largement utilisées. Pour ce qui est du niveau «participer», «co-décider» et «s’impliquer», il existe en revanche encore un potentiel inexploité.
On trouvera également une vue d’ensemble des outils de participation numérique existants sur la plateforme Digitale Demokratie Toolbox. Cette dernière permet de rechercher les divers outils conçus à des fins spécifiques, comme par exemple la collecte d’idées, l’échange d’opinions, etc. La plateforme a été créée dans le cadre de #versusvirus-Hackathon 2020 et est gérée par la Fédération Suisse des Parlements des Jeunes (FSPJ).
Les chances des formats virtuels
- Recueillir facilement et rapidement auprès d'individus sélectionnés, de groupes de personnes plus importants et de la population en général les préoccupations, les réactions ou les évaluations de ces derniers sur des questions ou des idées spécifiques
- Créer la possibilité de prendre des décisions même s’il n’est pas possible d’organiser des séances en présentiel.
- Échange et discussions sur des expériences, des idées et des projets indépendamment du lieu et, si nécessaire, du temps: par exemple, pour la coopération suprarégionale et l'échange d'expériences (inter)national (les temps de déplacement sont supprimés) ou s'il faut s'assurer que tous les milieux concernés peuvent s’impliquer, et ce, indépendamment du moment où ils ont le temps de le faire.
- Élargir le cercle des participants, car l’on peut également utiliser les canaux et les formats numériques pour atteindre d'autres groupes cibles ou des groupes cibles plus larges: par exemple, les adolescents et les jeunes adultes, les personnes qui vivent loin de chez elles, les propriétaires de résidences secondaires, les personnes dont la mobilité est réduite ou qui, en tant que faisant partie d’un groupe à risque, ne veulent pas participer physiquement à un événement pendant des phases de pandémies, les personnes qui n'aiment pas s'exprimer dans des grands groupes, etc. Les formats hybrides offrent également de nombreuses possibilités à cet égard.
- Mettre à profit la phase expérimentale: les ateliers virtuels sont encore relativement récents pour la plupart d'entre nous. On a d’autant moins de réticences à y participer et d’autant plus de plaisir à les expérimenter. Les ateliers peuvent donc s’avérer être très vivifiants pour tout le monde. Un avantage qu’il convient d’utiliser comme il se doit. L'apprentissage méthodique/technique peut être combiné à des questions liées au contenu.
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Comment réussir la participation?
Comment réussir la participation avec des formats virtuels et de quoi faut-il tenir compte?
Aperçu
Outre les principes généraux qui prévalent en matière de participation, il convient de tenir compte de différents facteurs lorsqu’on opte pour un format participatif numérique:
- Bien choisir les formats et les outils: Les formats analogiques ne peuvent pas être transférés aux formats virtuels sans certaines adaptations. Les formats virtuels doivent donc être soigneusement étudiés et on sélectionnera des outils appropriés pour leur mise en œuvre. Il convient de bien garder à l'esprit les objectifs à atteindre ainsi que le nombre approximatif de participants, leurs besoins et leur affinité technique. S’agit-il par exemple uniquement d'informer les participants, de recueillir leurs feedbacks ou de développer quelque chose ensemble dans le cadre d'un atelier interactif? Dans ce dernier cas, l'utilisation d'un tableau blanc en ligne peut être judicieux. Les tableaux blancs en ligne tels que Miro, Padlet ou Mural facilitent en effet la collaboration dans l'espace virtuel:
Les organisateurs peuvent par exemple y enregistrer les flux de processus, les questions ou les résultats des discussions et les participants peuvent écrire leurs réflexions sur des post-it, tout comme ils le feraient dans un atelier en présentiel. Il est important de clarifier en amont si tous les participants ont accès à l'outil choisi. Ce sont en fin de compte les possibilités d'utilisation souhaitées qui doivent déterminer votre choix. En fonction de ces dernières, on examinera la possibilité d’utiliser la version gratuite d'un logiciel ou, si cette dernière n’est pas suffisante, on optera pour une version payante. Il vaut la peine d'essayer les différents outils de la version gratuite et de consulter les tutoriels en ligne. - Tenir compte de la protection des données: Les conditions d’utilisation et les dispositions relatives à la protection des données de la solution numérique retenue doivent être examinées en amont. Dans le cas où une manifestation ou une séance organisée en mode virtuel doit être enregistrée, alors il convient de demander l’accord des participants.
- En ligne, communiquer de manière proactive et s’adresser aux groupes cibles via des canaux spécifiques: La publicité est indispensable si l’on veut convaincre des personnes à participer à un format en ligne. Si l’on souhaite toucher des groupes cibles déterminés, on s’adressera à eux via des canaux de communication qui leur sont familiers ou par le biais de personnes ou d’organisations qui peuvent jouer le rôle de multiplicateur (p. ex. via Instagram pour les jeunes ou par le biais d’organisations sectorielles et des groupes LinkedIn spécifiques à certains groupes professionnels, etc.). Le classique bouche à oreille fonctionne également très bien pour faire accepter le format choisi. S’il s’agit de convaincre un grand nombre de participants, alors il sera judicieux de communiquer via différents canaux (site web, envoi d’e-mails, médias sociaux, prospectus, affiches, feuille d’information d’une commune, etc.). Les canaux peuvent également souvent être utilisés pour la communication des résultats. Il ne faut pas oublier enfin que la gestion des canaux exige des ressources, lesquelles doivent donc être prévues en conséquence.
Vous trouverez d’autres aides et conseils pour la planification et la mise en œuvre de la communication dans la «fiche pratique Communication» ainsi que dans le dossier thématique «Communication».
Conseils pour des ateliers en ligne
- Prévoir suffisamment de temps pour la préparation et le suivi: Une préparation soignée de l’atelier est essentielle. Outre l’aspect méthodologique, il faut également consacrer un peu de temps pour la préparation technique (p. ex. mise en place du tableau blanc en ligne destiné à la collaboration virtuelle). L’utilisation de tableau blanc en ligne ainsi que d’enregistrements vidéo peuvent faciliter grandement la sauvegarde des résultats. Ces derniers peuvent en effet être enregistrés directement, être ensuite retranscrits ou photographiés à partir du flipchart ou du panneau d’affichage. Tout comme pour les ateliers en présentiel, il faut cependant également prévoir suffisamment de temps pour les travaux de synthèse ultérieurs et la communication des résultats sous forme virtuelle.
- Bien préparer l’animation: Une bonne animation est également essentielle pour la réussite d'un atelier en ligne. Des tâches et des questions claires et simples sont particulièrement importantes pour une bonne collaboration dans un espace virtuel. Si l’on utilise des tableaux blancs en ligne, il est important de bien expliquer aux participants comment procéder pour accomplir correctement les tâches (par exemple avec des flèches). Les formats numériques posent également des défis spécifiques dont les animateurs doivent être conscients. Par exemple, l'aspect interpersonnel est moins facile à capter, celles et ceux qui interviennent fréquemment sont plus difficiles à interrompre et le risque que les personnes plutôt réservées soient complètement «perdues» dans l'espace virtuel est plus élevé.
- Ne pas sous-estimer le temps et l’énergie nécessaires pour la visualisation: Les tableaux blancs numériques permettent également de visualiser en temps réel les résultats des discussions, lesquelles peuvent être suivies pour tous les participants aux vidéoconférences (par exemple avec des post-it). Les personnes qui ne connaissent pas encore la technique auront en revanche plus de peine à visualiser, surtout s’il s'agit de créer des esquisses ou des cartes mentales, par exemple. Il est donc recommandé de s’exercer à l’avance à utiliser l’«alternative flipchart». L’animation devrait idéalement être assumée par au moins deux personnes afin que l’une d’entre elles puisse se concentrer pleinement sur l’animation elle-même et l'autre sur la transcription visuelle de la discussion.
- Définir des règles de jeu et de conversation claires et précises: Des règles simples données au début d’un atelier facilitent la collaboration virtuelle. Les points suivants ont notamment fait leurs preuves: éteindre le micro lorsqu’on ne parle pas; être bref; ne pas parler tous en même temps; selon la taille du groupe, faire un signe lorsqu’on veut dire quelque chose; expliquer comment utiliser la fonction chat (qui? pour quoi faire?). Dans les groupes où l’on parle plusieurs langues, ne pas oublier d'expliquer les règles linguistiques (par exemple, chacun parle dans sa langue maternelle) et parler distinctement et pas trop vite.
- Faire attention aux subtilités et à la dynamique de groupe: L'aspect interpersonnel est plus difficile à gérer dans un espace virtuel (absence de «feeling»), surtout si les participants ne se connaissent pas. Il est donc important de réfléchir à la manière dont le sentiment d'appartenance à une communauté peut encore être encouragé, par exemple en organisant des pauses café en petits groupes (dans des espaces ad hoc). Si les participants ne se connaissent pas, il est vivement recommandé de procéder à des tours de présentation ou des échauffements ciblés au début de l'atelier.
- Prendre en compte les affinités techniques des participants: Les formats virtuels exigent une certaine ouverture et une affinité technique de la part des participants. Il convient d'en tenir compte lorsqu’il s’agit de choisir et de préparer les outils. Idéalement, les participants connaissent les instruments utilisés. Si tel n'est pas le cas, il est essentiel de leur donner une bonne introduction technique. Si l’on utilise, par exemple, un tableau blanc en ligne et que l’on ne sait pas si les participants ont déjà travaillé avec un tel outil, il convient de leur en expliquer brièvement le fonctionnement (idéalement en petits groupes) avant de commencer l'atelier (comment puis-je accéder au tableau? Comment y écrire un post-it? Comment annuler une action? etc.) Si l’on sait a priori que les participants ne sont pas au point sur le plan technique, soit on adaptera la méthodologie en conséquence, soit on proposera un soutien pendant l'atelier, par exemple en faisant en sorte que les personnes responsables de l’animation prennent également en charge la visualisation sur le tableau blanc. Si les participants sont au point au niveau de la technologie, il suffit de leur proposer une introduction à l'utilisation de l'outil au début de l'atelier.
- Se préparer à faire face à d’éventuels problèmes techniques: Les pannes techniques auxquelles peuvent être confrontés l'équipe d'animation et/ou les participants sont parfois cause de stress supplémentaire. Outre une bonne préparation (vérification technique et explication aux participants), il est utile de désigner une personne de référence en cas de problèmes techniques, personne à laquelle les participants peuvent s'adresser en cas de besoin. En cas de mauvaise connexion Internet, le fait d’éteindre les caméras vidéo peut s’avérer une bonne solution.
- Concevoir consciemment l'entrée: Les ateliers virtuels représentent pour les participants un avantage indéniable, à savoir ne pas avoir à se déplacer. Cela étant, la préparation mentale peut en souffrir. Ainsi, si l’on veut entrer rapidement dans le vif du sujet, il est conseillé de proposer des exercices d’échauffement sous une forme ludique. Ces exercices devraient être spécifiquement adaptés à chaque atelier.
- Savoir être bref et diversifier: Rester assis devant son ordinateur pendant de longues séances est fatigant et inhabituel pour beaucoup. Nous recommandons donc des séances de plus courte durée (2 heures) ou de prévoir des pauses durant lesquelles les participants pourront bouger (idéalement à l’air libre). Il peut également être judicieux d’intégrer des éléments interactifs (tables rondes, votations, etc.) afin de maintenir l’attention des participants à un bon niveau.
- Préparer et équiper le poste de travail pour la participation d’un atelier en ligne: Un petit écran d'ordinateur portable peut être suffisant pour les séances vidéo de courte durée. Pour les formats plus longs et les ateliers en ligne, il est conseillé d'équiper le lieu de travail d'au moins deux (grands) écrans. Un de ces écrans pourra par exemple être utilisé pour suivre la vidéoconférence et l’autre pour visualiser un tableau blanc numérique ou un document en cours de préparation. Un bureau assis/debout facilitera des changements de position bienvenus. Les écouteurs et le microphone utilisés permettent également de définir l'espace disponible pour se déplacer pendant l'atelier.
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Limites des formats virtuels
Où se situent les limites des formats virtuels?
Aperçu
Les formats virtuels peuvent s’avérer être le bon choix s’il s’agit de toucher de nouveaux participants, de recueillir des avis et (en particulier dans des groupes bien organisés) d’élaborer des contenus. Ces formats ne remplacent toutefois pas le contact personnel direct. A cela s’ajoute le fait que certains groupes sont difficiles à atteindre au moyen d’outils électroniques. Lorsqu’il s’agit de collaborer à long terme, de développer des contenus (créatifs) et de convaincre des personnes à s’impliquer activement dans la région sur le long terme, alors des combinaisons de formats en ligne et hors ligne, ou des formats hybrides, sont souvent plus indiqués.
D’une manière générale, on relèvera les points suivants:
- Dans des situations de crises et de conflits, ou encore lorsqu’il s’agit de traiter de thèmes sensibles, les séances en présentiel sont plus appropriées, car le relationnel y occupe une place importante.
- Pour ce qui est des processus à long terme (développement de stratégies régionales, processus de développement communal, etc.), force est de reconnaître que les formats virtuels ne remplacent pas complètement le contact personnel et l’échange. Si l’on veut convaincre les participants à s’engager sur le long terme, une connaissance des intervenants et un échange personnel régulier avec ces derniers sont généralement incontournables.
- Etant donné que les formats virtuels semblent plus anonymes que les formats analogiques, il y a un risque que les participants ne répondent pas présents à court terme, qu’ils quittent les travaux en plein atelier ou qu’ils ne participent plus au processus. Des Warm-ups ciblés en petits groupes (par exemple un tour de table pour présenter les participantes et participants ou d'exercices d'introduction) au début d'un événement ou entre deux peuvent aider. Pour que les participants restent donc pleinement concentrés pendant l’atelier, il est utile d’y inclure des éléments interactifs.
- Les ateliers en ligne ne permettent souvent qu’une créativité limitée: s’il s’agit par exemple de visualiser une idée (par exemple avec des esquisses) ou de construire un prototype (par exemple via une démarche design), le virtuel bute sur certaines limites. Si les participantes et les participants ne se connaissent pas et qu’ils ne sont pas habitués à la collaboration virtuelle, cela peut avoir un impact négatif supplémentaire sur la créativité.
Plus d’informations sur la combinaison de formats numériques et analogiques permettant la participation de la population sur l’article de blog «DigiLoge Bedürfniserhebung» sur le site web «in comune».
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Exemples tirés de la pratique
Exemples tirés de la pratique
Exemples
- regiosuisse-«Next Generation Lab»: un format entièrement virtuel développé par regiosuisse, où de jeunes adultes peuvent développer des idées de projets novatrices pour leurs régions. Contact: Thomas Probst
Un article également consacré au Next Generation Lab est paru dans regioS. - Projets-modèles pour un développement territorial durable «Le Weinland zurichois : un développement régional intégré fondé sur des réseaux»: ce projet-modèle fait appel à différents formats numériques (sondages, carte-trésor en ligne, etc.) combinés avec des ateliers classiques sur place, ce afin d’impliquer la population et les milieux intéressés dans l’élaboration d’une stratégie de développement intégrale. Plus d’informations à ce propos sur le site web du projet: www.miswyland2040.ch
- «Mitwirken an Zürichs Zukunft»: plateforme en ligne pour des processus participatifs en ville de Zurich où la participation numérique est privilégiée. Exemple: Stadt Idee (budget participatif à l’échelle de la ville). La plateforme a été testée pour la première fois dans les projets Quartieridee Wipkingen (témoignage et vidéo) et Stolze Hüsli.
- Smart City Lab Lenzbourg: au cours d'un hackathon en ligne de deux jours, plusieurs équipes ont proposé des solutions créatives pour une ville de Lenzbourg durable et intelligente à l'avenir. Les personnes participantes étaient des particuliers, des "pros du hackathon" et des entrepreneuses et entrepreneurs de start-ups. Vous trouverez de plus amples informations sur le site web du Smart City Lab Lenzbourg ou dans l'article point de mire de regiosuisse.
- Dialog Luzern: la plateforme digitale est née de l’initiative de la ville de Lucerne et propose des possibilités de participation pour la population lucernoise. L’administration, les associations et d’autres organisations peuvent charger leurs contenus sur la plateforme et lancer des processus participatifs.
- Klimaforum Zürich: format hybride de la ville de Zurich combinant des événements physiques avec une plateforme en ligne où les parties intéressées peuvent à tout moment poser des questions, soumettre des idées, les évaluer et en discuter. Objectif: Implication des parties prenantes dans le développement des activités de protection du climat.
- Manifestations hybrides à Lichtensteig: Mathias Müller, maire de la ville de Lichtensteig, a fait état des expériences faites avec des manifestations hybrides dans le cadre de la série d’événements ImPuls des Hautes écoles spécialisées de Suisse orientale. Cette intervention, passionnante, est disponible sous forme de vidéo. En outre, la présentation globale de la manifestation donne une bonne vue d’ensemble des chances et des limites de la collaboration en ligne.
- Assemblée communale numérique de Bitsch, Salgesch et Täsch: trois communes du Haut-Valais ont diffusé leur assemblée primaire en ligne et en direct et ont documenté les premiers résultats de l'essai pilote. L'article «Wenn die Urversammlung live im Wohnzimmer stattfindet»
- Le site web «in comune» propose également des informations supplémentaires, des exemples et des articles de blog sur le thème de la participation numérique.
- Un bon aperçu des possibilités de participation (en ligne et hors ligne) se trouve dans le document «Participation et pandémie» du service pour le développement urbain et le logement de Berlin.
- E-Participation Forêt de Lenzbourg: la ville de Lenzbourg a mis en place une participation sur le thème de l'offre de loisirs en forêt en collaboration avec CitizenTalk, la Haute école spécialisée de Suisse orientale (OST) ainsi que la Haute école zurichoise des sciences appliquées (ZHAW). Les participants ont pu suivre l'évolution de leur opinion en temps réel au moyen d'une application.
Connaissez-vous d’autres exemples intéressants auxquels nous pourrions renvoyer les lectrices et les lecteurs? Si tel est le cas, n’hésitez pas à nous les communiquer. Contact: Simone Meyer
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