Partecipazione digitale nello sviluppo regionale e urbano
L’informazione e il coinvolgimento dei portatori di interessi (stakeholder) sono essenziali per il successo dello sviluppo regionale, urbano et comunale. Lo scoppio della pandemia di coronavirus ha rafforzato l’uso dei canali e dei formati digitali. I formati virtuali schiudono nuove strade e nuove opportunità soprattutto per il lancio o la progettazione di processi di sviluppo (strategico), ma anche per lo sviluppo e l’attuazione di progetti.
Negli ultimi mesi il team di regiosuisse ha maturato una solida esperienza nell’organizzazione di workshop online e nelle possibilità di partecipazione virtuale. In collaborazione con altri attori dello sviluppo regionale, urbano e comunale ha elaborato una panoramica sulla partecipazione elettronica che evidenzia le opportunità e i limiti dei formati di partecipazione virtuale e illustra gli aspetti da considerare in sede di pianificazione e implementazione.
Esistono possibilità di partecipazione virtuale sia nei processi formalizzati (ad es. pianificazione del territorio, e-government) sia in quelli non formalizzati (ad es. elaborazione di strategie di sviluppo regionale o progetti di sviluppo a livello comunale). Nella panoramica seguente ci concentriamo sui processi non formalizzati.
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Possibili Impieghi e opportunità
Quali sono i possibili impieghi dei formati di partecipazione virtuale?
Possibili impieghi
I formati virtuali e i canali digitali possono essere utilizzati a tutti i livelli della partecipazione (informazione, concertazione, co-decisione, partecipazione). L’offerta di applicazioni e strumenti digitali è molto vasta. Qui di seguito menzioniamo tool utilizzati dal team regiosuisse (stato: novembre 2020):
Al primo livello di partecipazione (informazione), le possibilità digitali sono relativamente facili da implementare e sono già ampiamente utilizzate. Agli altri livelli – concertazione, co-decisione, partecipazione – sussiste un potenziale non ancora pienamente sfruttato.
Anche il Toolbox Democrazia Digitale fornisce una panoramica degli strumenti di partecipazione digitale disponibili. La piattaforma, utile per la ricerca di strumenti specifici (ad es. raccolta di idee, scambio di opinioni ecc.), è stata creata nell’ambito dell’evento #VersusVirus Hackathon 2020 ed è gestita dalla Federazione Svizzera dei Parlamenti dei Giovani (FSPG).
Opportunità offerte dai formati virtuali
- Raccogliere in modo semplice e tempestivo richieste, feedback o valutazioni su questioni specifiche o idee di singole individui, gruppi di persone o della popolazione.
- Permettere la presa di decisioni, anche quando non è possibile incontrarsi in presenza.
- Promuovere lo scambio e la discussione in merito a esperienze, idee e progetti al di là dei limiti di luogo e (se necessario) di tempo, ad es. nell’ambito della cooperazione sovraregionale e dello scambio (inter)nazionale di esperienze (i tempi di viaggio sono eliminati) oppure quando si tratta di garantire che tutti i soggetti interessati partecipino, indipendentemente dalle loro disponibilità di tempo.
- Allargare la cerchia dei partecipanti, dato che i canali e i formati digitali possono essere utilizzati per raggiungere gruppi target non solo diversi ma anche più ampi: ad es. adolescenti e giovani, persone che risiedono fuori regione/comune, proprietari di case secondarie, persone a mobilità ridotta o che fanno parte di un gruppo a rischio (in caso di pandemia) e che non vogliono partecipare fisicamente a un evento o ancora persone che non amano esprimersi in pubblico. Anche i formati ibridi offrono molte possibilità in questo senso.
- Sfruttare l’effetto novità: per la maggior parte dei partecipanti i workshop virtuali sono una novità. Per questo hanno meno inibizioni e più voglia di sperimentare. I workshop possono portare una ventata di freschezza, un vantaggio che va sfruttato. Oltre a seguire i contenuti proposti nel workshop, i partecipanti acquisiscono conoscenze metodologiche e tecniche.
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Come funziona la partecipazione?
Come funziona la partecipazione con i formati virtuali e quali sono gli aspetti da considerare?
Panoramica
Oltre ai principi generali della partecipazione, nelle procedure digitale devono essere presi in considerazione vari fattori:
- Scegliere con cura i formati e i tool: i formati analogici non possono essere convertiti in formati virtuali senza adeguamenti. I formati virtuali richiedono una riflessione approfondita e per la loro implementazione vanno utilizzati tool adeguati. Tra gli aspetti importanti da considerare vi sono gli obiettivi da raggiungere, il numero approssimativo di partecipanti, le loro esigenze e la loro familiarità con le nuove tecnologie. Occorre ad esempio chiedersi se l’obiettivo è quello di informare i partecipanti, di ottenere un feedback oppure di elaborare in modalità collaborativa un tema nell’ambito di un workshop interattivo. In quest’ultimo caso può essere utile utilizzare una lavagna bianca digitale. Applicazioni come Miro, Padlet o Mural facilitano la collaborazione nell’ambiente virtuale.
Gli organizzatori possono, ad esempio, annotare alla lavagna i flussi di processo, le domande o i risultati della discussione e i partecipanti possono scrivere le loro riflessioni o risposte su post-it, proprio come in un workshop in presenza. È importante verificare in via preliminare se tutti i partecipanti hanno accesso al tool selezionato. Il fattore decisivo per la scelta è dato dall’uso che si prevede di farne, che a sua volta determina se la versione gratuita di un’app o di un software è sufficiente o se invece è necessario acquistare la versione a pagamento. Si consiglia di testare i tool scaricando la versione di prova gratuita e consultando i tutorial online. - Considerare la protezione dei dati: è bene verificare anticipatamente le condizioni d’uso e le disposizioni sulla protezione dei dati della soluzione digitale scelta. Se un evento o una riunione virtuale viene filmato, bisogna ottenere il consenso dei partecipanti.
- Promuovere attivamente il formato online e contattare i gruppi target attraverso canali specifici: per ottenere l’adesione di potenziali partecipanti occorre promuovere attivamente il formato online. Per raggiungere gruppi target specifici è consigliabile utilizzare i loro canali di comunicazione oppure far leva su persone e organizzazioni che possono fungere da moltiplicatori (ad es. Instagram per i giovani o associazioni di categoria e gruppi LinkedIn per determinati gruppi professionali ecc.). È anche possibile promuovere il formato online con il classico passaparola. Se invece l’obiettivo è di attirare il maggior numero possibile di partecipanti, è opportuno utilizzare diversi canali (sito Internet, invio di mail, social media, flyer, manifesti, informativa del Comune ecc.). Spesso questi canali possono essere utilizzati anche per comunicare i risultati. La loro gestione richiede risorse che devono essere debitamente pianificate.
La scheda pratica «Comunicazione nello sviluppo regionale» e il dossier tematico «Comunicazione» forniscono suggerimenti e consigliano supporti e strumenti per la pianificazione e l’attuazione delle attività di comunicazione.
Suggerimenti per i workshop online
- Prevedere tempo sufficiente per la preparazione e il follow-up: è importante preparare il workshop in modo accurato. Ciò significa prevedere il tempo necessario per l’impostazione metodologica, ma anche per la preparazione tecnica (ad es. lavagne bianche digitali per la collaborazione virtuale). L’utilizzo di lavagne bianche digitali e di registrazioni video può facilitare notevolmente la documentazione dei risultati, che possono essere salvati direttamente in forma digitale, senza che sia necessario trascrivere o fotografare la lavagna a fogli mobili o la bacheca. Come nel caso dei workshop in presenza, anche per quelli virtuali è necessario pianificare un tempo sufficiente per il lavoro di sintesi e la comunicazione dei risultati.
- Preparare bene la moderazione: anche una buona moderazione è un fattore determinante per il successo di un workshop online. Quando si collabora in uno spazio virtuale è particolarmente importante formulare in modo semplice e chiaro i compiti e le domande. Se si utilizzano le lavagne bianche digitali, è opportuno che i partecipanti siano guidati nell’esecuzione dei compiti per mezzo di elementi visivi o grafici (ad es. con frecce). I formati digitali pongono sfide specifiche di cui i moderatori devono essere consapevoli: ad esempio, la dimensione interpersonale è meno identificabile e percettibile, è più difficile interrompere chi parla troppo e c’è un rischio maggiore che le persone timide «scompaiano» del tutto.
- Non sottovalutare il tempo e lo sforzo necessari per la visualizzazione: grazie alle lavagne bianche digitali, i risultati della discussione possono essere visualizzati in modo chiaro e in tempo reale per tutti i partecipanti (ad es. con post-it). Per i meno esperti, tuttavia, questa modalità di visualizzazione è più impegnativa delle riunioni in presenza soprattutto se si devono ad esempio creare schizzi o mappe mentali. In alternativa a una lavagna a fogli tradizionale, è quindi opportuno che i moderatori sappiano usare una lavagna bianca digitale. Nel caso ideale, la moderazione dovrebbe essere condivisa da almeno due persone, in modo che una persona possa concentrarsi sulla moderazione e l’altra sulla visualizzazione della discussione.
- Stabilire regole chiare: regole semplici e chiare all’inizio del workshop facilitano la collaborazione virtuale. Le regole più comuni e diffuse sono, ad esempio, spegnere il microfono quando non si parla, non dilungarsi, non parlate tutti insieme, per i gruppi più grandi convenire un segnale quando si vuole intervenire, spiegare come usare la funzione chat (chi?, per cosa?). Se vi sono più lingue di lavoro, non dimenticare di spiegare le regole da applicare (ad es. ognuno si esprime nella propria lingua) e ricordare ai partecipanti di parlare in modo chiaro e non troppo veloce.
- Prestare attenzione alla comunicazione non verbale e alla dinamica di gruppo: nell’ambiente virtuale la dimensione interpersonale è più difficile da cogliere e da gestire, soprattutto se i partecipanti non si conoscono. È quindi importante riflettere a come si possa sviluppare comunque un senso di appartenenza al gruppo, ad es. una pausa caffè in piccoli gruppi (breakout room). Se i partecipanti non si conoscono, è fondamentale prevedere un giro di presentazioni o sessioni di warm-up mirate.
- Considerare il livello di familiarità dei partecipanti con le nuove tecnologie: i formati virtuali richiedono una certa apertura e una certa familiarità con le nuove tecnologie. Quest’aspetto va considerato per la selezione dei tool e la preparazione del workshop. Nel caso ideale i partecipanti hanno dimestichezza con la tecnologia utilizzata; negli altri casi è fondamentale spiegare loro come funzionano l’app o il tool che verranno impiegati. Se, ad esempio, si utilizza una lavagna bianca digitale e non si sa se i partecipanti hanno già lavorato con questo tool, è bene prevedere una breve introduzione (se possibile in piccoli gruppi) prima dell’inizio effettivo del workshop (temi da trattare: come si accede alla lavagna? Come si scrive un post-it lì? Come si annulla un’operazione ecc.). Se è prevedibile che i partecipanti abbiano un basso livello di familiarità con la tecnica, occorre adeguare il metodo e/o occorre offrire ai partecipanti un supporto durante il workshop, ad esempio fare in modo che le persone responsabili della moderazione si occupino anche della visualizzazione sulla lavagna. Negli altri casi, è sufficiente un’introduzione all’uso del tool all’inizio del workshop.
- Essere pronti a risolvere problemi tecnici: i guasti e i problemi tecnici incontrati dal team di moderazione e/o dai partecipanti possono creare stress supplementare. Oltre a una buona preparazione (controllo tecnico e introduzione dei partecipanti), è utile definire una persona di contatto alla quale i partecipanti possono rivolgersi in caso di problemi tecnici. Se la connessione Internet è lenta o di scarsa qualità un buon trucco è spegnere la telecamera.
- Progettare consapevolmente l'entrata: i workshop virtuali permettono ai partecipanti di risparmiare il tempo di viaggio, con il rischio però che trascurino la preparazione «mentale». Per entrare rapidamente in tema può essere utile prevedere esercizi di warm-up che vanno adeguati a seconda del tipo di workshop da realizzare.
- Prevedere sessioni brevi e variate: stare seduti al computer per seguire lunghe sessioni è faticoso e molti partecipanti non sono abituati. È quindi consigliabile pianificare sessioni più brevi (2 ore) o comunque prevedere pause per dare ai partecipanti la possibilità di alzarsi e sgranchirsi le gambe (se possibile all’aria aperta). Per mantenere alta l’attenzione è anche utile includere elementi interattivi (discussioni, votazioni ecc.).
- Equipaggiare e predisporre la postazione di lavoro: se per brevi riunioni video lo schermo del laptop può essere sufficiente, per formati più lunghi e workshop online è utile dotare la postazione di lavoro di almeno due schermi (di grandi dimensioni). Questo permette, ad esempio, di seguire una videoconferenza su uno schermo e di visualizzare la lavagna digitale o il documento sul quale si sta lavorando sull’altro. Una possibilità per alternare la posizione di lavoro è di dotarsi di una scrivania ad altezza regolabile. Infine, la portata del raggio d’azione delle cuffie e del microfono può offrire più o meno libertà di movimento durante il workshop.
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Limiti dei formati virtuali
Quali sono i limiti dei formati virtuali?
Panoramica
I formati virtuali possono essere la scelta giusta per raggiungere nuovi partecipanti, raccogliere opinioni e, soprattutto in gruppi ben affiatati, lavorare sui contenuti. ma non sostituiscono il contatto diretto. Occorre inoltre considerare che determinati gruppi sono difficilmente raggiungibili in modalità virtuale. Quando si tratta di collaborare sul lungo periodo, sviluppare contenuti (creativi) e motivare le persone ad impegnarsi attivamente e a lungo termine nella regione, spesso è meglio optare per una combinazione di formati online e offline o per formati ibridi.
Regole generali:
- Le riunioni in presenza si prestano meglio in situazioni di crisi e di conflitto e per affrontare temi sensibili perché permettono di tener conto della dimensione interpersonale (non verbale).
- Nel caso di processi a lungo termine (processi strategici regionali, processi di sviluppo comunale ecc.) i formati virtuali non possono sostituire del tutto il contatto personale e lo scambio. Generalmente, per motivare i partecipanti ad impegnarsi sul lungo periodo è indispensabile conoscersi personalmente e intrattenere uno scambio personale regolare.
- Poiché i formati virtuali sono più anonimi di quelli analogici, vi è il rischio che all’ultimo momento i partecipanti non si presentino, si defilino durante il workshop oppure decidano di non partecipare più al processo. All’inizio di un evento, di una riunione o negli intervalli si possono utilizzare Warm-ups mirati per gruppi ristretti (p. es. giro di presentazioni, esercizi preliminari, domande). Per mantenere vivo l’interesse, è importante inserire elementi interattivi.
- Nei workshop online non è sempre possibile dar prova di creatività: se bisogna visualizzare un’idea (ad es. con schizzi) o costruire un prototipo (approccio design thinking),il formato virtuale pone una serie di limiti. Il fatto che i partecipanti non si conoscano e non siano abituati a collaborare in modalità virtuale può ripercuotersi negativamente sulla creatività.
Per maggiori informazioni sui formati digitali e analogici per la partecipazione della popolazione leggere il post «DigiLoge Bedürfniserhebung» sul sito del progetto «in comune».
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Esempi di progetti
Esempi di progetti
Esempi
- Next Generation Lab: laboratorio interamente virtuale sviluppato da regiosuisse nell’ambito del quale i giovani sviluppano idee di progetto per la loro regione. Contatto: Thomas Probst
Al Next Generation Lab è dedicato anche un articolo della rivista regioS - Progetto modello Sviluppo sostenibile del territorio «Weinland zurighese: sviluppo regionale integrale strutturato in rete»: il progetto modello combina diversi formati digitali (inchiesta, mappa dei luoghi preferiti ecc.) con workshop sul posto. L’obiettivo è di ottenere l’adesione della popolazione e degli stakeholder per l’elaborazione di una strategia di sviluppo integrata. Per maggiori dettagli consultare il sito del progetto: www.miswyland2040.ch
- «Mitwirken an Zürichs Zukunft»: piattaforma online per i processi di partecipazione digitale della città di Zurigo. Esempio: Stadt Idee (bilancio partecipativo). La piattaforma è stata testata per la prima volta nei progetti Quartieridee Wipkingen (rapporto sul campo e video) e Stolzehüsli.
- Smart City Lab Lenzburg: durante un hackathon online di due giorni, i team hanno sviluppato soluzioni creative per una città sostenibile e intelligente del futuro nella città di Lenzburg. All’evento hanno partecipato residenti, programmatori professionisti, startuppisti e studenti. Informazioni sono disponibili sul sito web dello Smart City Labs Lenzburg o nell'articolo di focus di regiosuisse.
- Dialog Luzern: la piattaforma digitale creata su iniziativa della città di Lucerna fornisce informazioni sulle possibilità di partecipazione a disposizione della popolazione. Le autorità, le associazioni e le organizzazioni possono caricare contenuti sulla piattaforma e promuovere o attuare processi partecipativi.
- Klimaforum Zürich: formato ibrido messo a punto dalla città di Zurigo con il quale è possibile combinare incontri e eventi in presenza con una piattaforma online. Sulla piattaforma di dialogo si possono porre domande e proporre, valutare e discutere idee. L’obiettivo è di coinvolgere tutti coloro che vogliono impegnarsi per il clima nell’elaborazione e lo sviluppo di attività di protezione climatica.
- Eventi ibridi a Lichtensteig: nell’ambito degli eventi virtuali «ImPuls» organizzati dalla SUP della Svizzera orientale, il sindaco di Lichtensteig (SG) Mathias Müller racconta in un video la sua esperienza con i formati ibridi. La presentazione generale degli eventi «ImPuls» fornisce una chiara panoramica delle opportunità e dei limiti della collaborazione online.
- Assemblea comunale di Bitsch, Salgesch e Täsch in diretta streaming: gli abitanti di tre comuni dell’Alto Vallese hanno potuto assistere in diretta streaming all’assemblea comunale. I primi risultati di questo progetto pilota sono incoraggianti. L'articolo «Wenn die Urversammlung live im Wohnzimmer stattfindet»
- Anche il sito «in comune» riporta informazioni, esempi e articoli sul tema della partecipazione digitale.
- La pubblicazione Handreichung Partizipation und Pandemie del Dipartimento dello sviluppo urbano e della politica abitativa della città di Berlino offre una valida panoramica delle possibilità di partecipazione offline e online.
- E-participation Lenzburg foresta: la città di Lenzburg, in collaborazione con CitizenTalk, l'Università di Scienze Applicate della Svizzera Orientale (OST) e l'Università di Scienze Applicate di Zurigo (ZHAW), ha realizzato una partecipazione sul tema delle attività ricreative nella foresta. I partecipanti hanno potuto seguire il parere in tempo reale tramite un'app.
Volete segnalarci altri esempi interessanti? Non esitate a contattarci. Contatto: Simone Meyer
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Partecipazione digitale nello
sviluppo regionale e urbano
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