Interreg sul terreno: micelab:bodensee – per una vocazione congressuale innovativa
Da 25 anni la rete BodenseeMeeting promuove la vocazione congressuale della regione del Lago di Costanza. Il progetto Interreg micelab:bodensee ha permesso ai 13 partner della rete (centri congressuali, convention bureau e aziende turistiche) di fare un grande passo avanti: la prima piattaforma interattiva di ricerca e formazione continua per organizzatori di eventi dell’area germanofona si rivolge ai collaboratori delle aziende del settore congressuale con l’obiettivo di dar vita a una nuova cultura dell’incontro.
Nel settore MICE (Meeting, Incentive, Congress, Exhibition) la ricerca e la formazione continua si focalizzano principalmente su nuovi formati, tecniche di presentazione, sviluppi in campo digitale o sistemi di registrazione più performanti. La piattaforma micelab:bodensee, invece, si occupa di persone, atteggiamenti, valori, apprendimento e scambi. «Tutto è partito da un evento per i clienti andato male qualche anno fa e dall’insoddisfazione palpabile durante i congressi e gli eventi organizzati» racconta Gerhard Stübe, direttore di Kongresskultur Bregenz e partner principale di micelab:bodensee. E spiega: «una presentazione dopo l’altra, la disposizione delle sedie in file allineate, poco tempo per gli incontri personali…si tratta di un modello superato da tempo. Occorre portare un vento nuovo nelle sale congressi e seminari per invogliare la gente a partecipare e fare in modo che portino a casa nuove conoscenze, idee e contatti che le aiuteranno a crescere professionalmente e personalmente».
Autonomia finanziaria dal 2019
Con questa consapevolezza, la rete BodenseeMeeting ha lanciato nel 2013 il progetto di ricerca «Congresso del futuro» con il sostegno del programma Interreg V Reno alpino–Lago di Costanza–Alto Reno ponendosi domande quali: come imparano le persone? Come possono intrattenere scambi stimolanti? Cosa implica essere buoni padroni di casa? Al «laboratorio» sono stati invitati ricercatori di varie discipline, tra cui architettura, sociologia, chiesa, teatro, ricerca sul cervello, ricerca sui giovani e psicologia. I risultati e le esperienze della prima fase di finanziamento Interreg (2013-2015) hanno portato alla prima piattaforma di formazione continua interattiva per gli organizzatori di eventi micelab:bodensee, che si rivolge alla comunità MICE della regione. I partecipanti provengono da tutte le aree professionali del settore: gestione di progetti, tecnologia, illuminazione, marketing, vendite, personale, catering. micelab:bodensee studia e comunica i fattori di successo che portano alla riuscita di un evento. Al termine della seconda fase di finanziamento (2016-2018), il progetto sarà finanziariamente autonomo grazie alle quote di adesione dei membri della rete.
Ricerca, apprendimento, trasmissione
micelab:bodensee comprende vari moduli: micelab:explorer è il laboratorio di ricerca avanzata, il think tank che riunisce ispiratori e innovatori di diverse discipline. L’applicabilità delle conoscenze raccolte nel laboratorio viene testata nel modulo di formazione continua micelab:experts, che si focalizza sugli atteggiamenti e i valori nella comunicazione con colleghi, partner e clienti e sulla progettazione concettuale e drammaturgica degli eventi. micelab:experts è destinato ai collaboratori delle aziende e delle organizzazioni che fanno parte della rete. In qualità di membri di una comunità intrattengono scambi costanti e beneficiano reciprocamente delle esperienze maturate.
Il micelab:extract, un piccolo volume dal layout curato, presenta una panoramica i risultati della ricerca di un anno. Il primo fascicolo, dal titolo «Dalla paura alla fiducia», è stato pubblicato nell’estate 2017. Il secondo, intitolato «Eros & Resonanz», uscirà a fine 2018.
Condividere il know-how
«La rete ha un impatto non solo all’interno ma anche all’esterno. Vogliamo condividere il bagaglio di conoscenze con altri attori. Riceviamo sempre più richieste direttamente dalle persone interessate», spiega Gerhard Stübe. Le esperienze di micelab:bodensee sono state integrate in molti eventi, come la conferenza sul management di EVVC (l’associazione europea dei centri congressuali) organizzata nel settembre 2017 da Kongresskultur Bregenz e Inselhalle Lindau.
Un cambiamento culturale che prende piede
«Ogni micelab:explorer regala momenti importanti di successo e crescita personale. Spinge ognuno a confrontarsi con sé stesso. Chi ha partecipato ne parla ai colleghi, al personale di altre aziende o ai clienti perché ha capito cosa significa comunicare, agire e vivere partendo da una data percezione e prospettiva», racconta Jürg Putzi del centro Würth Haus Rorschach. Urs Treuthardt, direttore del Convention Partner Vorarlberg e responsabile della comunicazione di micelab:bodensee, aggiunge: «I laboratori innescano un cambiamento culturale e sensibilizzano anche i clienti e i partner. La rete è la strada che dal marketing porta alla ricerca e allo sviluppo di valori».
Un rafforzamento frutto dei successi
micelab:bodensee ha già vinto due premi per l’innovazione: nel novembre 2017 quello per l’innovazione turistica Lago di Costanza17 nella categoria «misure per i collaboratori» indetto dall’associazione dell’industria turistica del Lago di Costanza (Verband der Tourismuswirtschaft Bodensee e.V.) e nel 2018 il premio principale per le innovazioni turistiche del Vorarlberg. Particolarmente apprezzato è stato lo sviluppo transfrontaliero del settore congressuale.
Una delle ragioni del successo è sicuramente il fatto che i promotori si conoscono da oltre vent’anni. «Siamo convinti della validità del progetto e lavoriamo fianco a fianco, a prescindere dal sostegno finanziario che riceviamo da Interreg», spiega Urs Treuthardt che può contare anche sull’aiuto dei partner: due curatori con una vasta rete di innovatori, un comitato consultivo formato da attori del settore MICE e di altri settori, il team di coordinamento dei progetti e l’agenzia di stampa.
Meglio insieme che soli
Secondo Urs Treuthardt, che è nato in Svizzera, a rappresentare una grossa sfida è proprio la cooperazione transfrontaliera all’interno della rete. «La regione del Lago di Costanza non si muove allo stesso ritmo. I 13 partner hanno culture, strutture e compiti diversi. Anche la decisione di lavorare senza gerarchie non è così facile da realizzare come sembra. Ciascuno mette i propri punti di forza al servizio del progetto».
La regione del Lago di Costanza dovrà aumentare la propria visibilità come destinazione congressuale innovativa per poter sopravvivere sul mercato a lungo termine e creare valore aggiunto per la regione. Treuthard conclude con convinzione: «Vogliamo trasmettere la nostra vision a tutti i partner e collaboratori della rete. Dobbiamo unire le forze, è l’unico modo per farcela. Le sfide sono troppo complesse per essere affrontate in piccole strutture gerarchiche».
Rete BodenseeMeeting / partner micelab:bodensee
• Insel Mainau
• Graf-Zeppelin-Haus Friedrichshafen
• Lindau Tourismus und Kongresse
• Meersburg Tourismus
• Milchwerk Radolfzell
• Singen Congress
• Bodenseeforum Konstanz
• Convention Partner Vorarlberg
• Kongresskultur Bregenz GmbH
• Säntis-Schwebebahn
• St. Gallen-Bodensee Convention
• Würth Haus Rorschach
• SAL – Saal am Lindenplatz Schaan
Foto: Copyright: micelab:bodensee/Anja Köhler